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Steuerlexikon

Steuern von A bis Z

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Steuer-Lexikon

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Rechnung - elektronisch: « Vorheriges Thema (Rechnung - Begriff)Nächstes Thema » (Rechnung - EU)

1. Allgemeines

Ab dem 01.01.2002 ist es Unternehmern möglich, Rechnungen auf elektronischem Weg zu übermitteln und damit auf Rechnungen in Papierform zu verzichten. Durch das Steueränderungsgesetz 2001 wurde mit § 14 Abs. 3 UStG zugelassen, dass eine elektronische Abrechnung mit Anbieter-Akkreditierung und einer qualifizierten elektronischen Signatur als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt.

Durch den Entwurf des Steuerbürokratieabbaugesetzes ist geplant, ab dem 01.01.2009 auf die bisher obligatorische Übermittlung einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) bei Übermittlung der Rechnungen über elektronischen Datenaustausch (EDI) aus Vereinfachungsgründen zu verzichten.

2. Voraussetzungen

Diese neue Form der Abrechnung setzt voraus, dass der Rechnungsempfänger diesem Abrechnungsverfahren zustimmt. Die Zustimmung ist an keine bestimmte Form gebunden. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen aber entsprechend technisch ausgestattet sein. Es empfiehlt sich, mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger die Art der Abrechnung abzustimmen.

Die elektronische Abrechnung muss ebenso wie die Rechnung in Papierform bestimmte Inhalte (Rechnung - Inhalt) aufweisen, damit beim Rechnungsempfänger bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Da die elektronische Abrechnung lediglich als Datei existiert, müssen deshalb erhöhte Anforderungen an die Herkunft und Echtheit dieser Abrechnung gestellt werden. Diese Anforderung wird über die weitere Voraussetzung der elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erfüllt.

Die qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) mit Anbieter-Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 SigG) ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung.

Hierzu ist erforderlich, dass die elektronischen Signaturen

  • ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet sind,

  • die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglichen,

  • mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann,

  • mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann,

  • auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und

  • mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden.

Der Originalzustand des übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt insbesondere voraus, dass

  • vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Echtheit der Daten und die Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird,

  • die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind,

  • bei Konvertierung der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format beide Versionen archiviert und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird,

  • der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird,

  • bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird,

  • der Eingang der elektronischen Abrechnung, die Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden und

  • das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird.

3. Gutschriften

Auch Gutschriften können nach den o.a. Vorgaben auf elektronischem Weg erteilt werden.

4. Elektronische Abrechnung in der EU

In den einzelnen Ländern der EU bestehen zurzeit noch unterschiedliche Vorgaben an eine elektronische Abrechnung. Zum Teil wird neben der elektronischen Abrechnung noch eine Rechnung in Papierform verlangt.

In Deutschland wird ab dem 01.01.2009 auf die Sammelrechnung bei Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI) verzichtet.

Die Rechnungsrichtlinie ist durch das Steueränderungsgesetz 2003 mit Wirkung zum 01.01.2004 in nationales Recht umgesetzt worden.


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