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Steuerlexikon

Steuern von A bis Z

Für Steuerzahler, die sich selber einen Überblick verschaffen oder kleine Fragen selber beantworten möchten, bieten wir hier unser Steuerlexikon als Online-Nachschlagewerk an. Selbstverständlich beantworten wir Ihnen alle Fragen, die sich ergeben, gerne auch im persönlichen Gespräch mit unserer Kanzlei.

Steuer-Lexikon

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1. Allgemeines

Zu den Aufwendungen, die als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können oder die der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen kann, gehören auch die Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Fahrtätigkeit ( R 9.4 LStR ).

Das steuerliche Reisekostenrecht wurde in Anlehnung an die Rechtsprechung vereinfacht. Es wird nur noch von einem einheitlichen Oberbegriff Auswärtstätigkeit gesprochen und nicht mehr zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird (R 9.4 Abs. 2 LStR ).

2. Regelmäßige Arbeitstätte

Es ist denkbar, dass der Betrieb des Arbeitgebers auch bei Arbeitnehmern mit überwiegender Fahrtätigkeit als Auswärtstätigkeit zur regelmäßigen Arbeitsstätte werden kann (R 9.4 Abs. 3 LStR ). Beispiele: Der Arbeitnehmer wird im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Betrieb tätig bzw. der Arbeitnehmer fährt regelmäßig zum Betrieb, auch wenn er sich dort nur kurz aufhält, um z.B. sein Fahrzeug abzuholen.

Wegen der vereinheitlichten Verpflegungspauschalen gelten die Pauschbeträge beim Stichwort Reisekosten. Allerdings darf der Arbeitgeber die Pauschbeträge für Übernachtung dann nicht steuerfrei ersetzen, wenn der Fahrer im Fahrzeug übernachtet (R 9.7 Abs. 3 Satz 7 LStR ).

3. Reisekosten bei typischer Fahrtätigkeit

Fahrtkosten
Für Fahrtkosten eines Arbeitnehmers mit Fahrtätigkeit von seiner Wohnung zum Betrieb, Fahrzeugdepot, um sein Fahrzeug zu übernehmen, sind je nach Sachverhalt die Grundsätze für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder die Reisekostengrundsätze anzuwenden. Im Einzelnen gilt für die Arbeitgebererstattungen Folgendes:

Fahrzeugübernahmeort

Rechtsfolgen für
Erstattungen

gleich bleibender
Übernahmeort des Arbeitgebers,
z.B. Betrieb, Depot

a) regelmäßig (mindestens einmal wöchentlich)

steuerpflichtig;
§ 40 Abs. 2 EStG
Pauschalierung
möglich

b) nicht regelmäßig

steuerfrei; Fahrtkosten wie bei Auswärtstätigkeit
(PKW z.B. 0,30 EUR/km)

ständig wechselnder Übernahmeort,
z.B. Kfz-Standort außerhalb einer betrieblichen Einrichtung

steuerfrei; Fahrtkosten wie bei Auswärtstätigkeit
(PKW z.B. 0,30 EUR/km)

Mehraufwendungen für Verpflegung
Je nach Dauer der Fahrtätigkeit können folgende Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden.

Pauschbeträge

  1. 6 EUR

  2. 12 EUR

  3. 24 EUR

Zu der Pauschalierung steuerpflichtiger Verpflegungsmehraufwendungen siehe Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung.

Praxistipp:
Für die Berechnung der Abwesenheitszeit ist zunächst die Abwesenheit von der Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend. Übernimmt der Arbeitnehmer das Fahrzeug an einer betrieblichen Einrichtung oder einem Busdepot des Arbeitgebers, zählt die Abwesenheit erst ab Verlassen dieses Ortes.


Beispiel:
Ein Linienbusfahrer ist auf drei verschiedenen Linien eingesetzt. Das jeweils zu führende Fahrzeug hat er an zwei unterschiedlichen Busdepots seines Arbeitgebers übernommen.
Die Busdepots sind ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers, die der Steuerpflichtige regelmäßig und immer wieder aufgesucht hat. Die Fahrten zu den Busdepots stellen daher Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar, für die die Entfernungspauschale anzusetzen ist. Bei der Ermittlung der Höhe der Verpflegungskosten ist zu berücksichtigen, dass die Auswärtstätigkeit erst mit dem Verlassen des Busdepots beginnt. Für jeden Tag, an dem die Auswärtstätigkeit mindestens 8 Stunden gedauert hat, können Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden, da für jeden Tag eine neue Auswärtstätigkeit vorliegt.


Beispiel:
Ein Busfahrer hat diverse Reisegruppen jeweils zu zweiwöchigen Reisen von Düsseldorf nach Rom gefahren. Während des Reiseaufenthalts hat er die Teilnehmer zu verschiedenen Sehenswürdigkeiten in der Umgebung gefahren und am Urlaubsende zurück nach Düsseldorf. Nach drei Tagen Aufenthalt in Düsseldorf fuhr er die nächste Reisegruppe für vierzehn Tage nach Rom. Er hat den Betriebssitz seines Arbeitgebers durchschnittlich einmal alle vierzehn Tage aufgesucht.
Der Arbeitnehmer hat am Betriebssitz seines Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte. Für jeden Tag, an dem er mindestens 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend war, können Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden, da jede einzelne Fahrt nach Rom eine neue Auswärtstätigkeit darstellt.


Fahrten über Mitternacht
Eine Sonderregelung gilt für Fahrten, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des folgenden Tages beendet wurden, ohne dass eine Übernachtung stattgefunden hätte. Die gesamte Abwesenheit der Fahrt wird dem Tag zugerechnet, an dem der Arbeitnehmer überwiegend abwesend war.

Beispiel:
A ist 9 Stunden und am 02.10. 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend. Isoliert würde er für keinen der beiden Tage Verpflegungskosten ansetzen können. Durch die Sonderregelung (§ 4 Abs. 5 S. 2 EStG) wird die Gesamtabwesenheit von 17 Stunden dem 01.10. zugerechnet. Für diesen Tag ist somit eine steuerfreie Zahlung / ein Werbungskostenabzug von 12 EUR möglich.


Übernachtungs- und Nebenkosten
Für Übernachtungen außerhalb des Fahrzeugs kann der Arbeitgeber im Inland pauschal 20 EUR je Übernachtung, im Ausland das entsprechende Auslandsübernachtungsgeld steuerfrei zahlen.

Lagen die Übernachtungskosten über 20 EUR ist eine steuerfreie Zahlung nur bei entsprechendem Kostennachweis möglich.

Bei Übernachtung im Fahrzeug (z.B. Lkw mit Schlafkabine) können keine steuerfreien Übernachtungspauschalen gezahlt werden. Die LStR gehen hierbei davon aus, dass Berufskraftfahrern, deren Fahrzeug mit Schlafkabinen ausgestattet sind häufig oder meistens keine Übernachtungskosten entstehen.

Praxistipp:
Bei den o.g. Fahrern verlangen die Finanzämter regelmäßig einen belegmäßigen Nachweis der Übernachtungskosten. Aus Gründen der Gleichbehandlung wird aber akzeptiert, wenn der Arbeitgeber bei belegmäßig nachgewiesenen Übernachtungen die Übernachtungspauschale von 20 EUR auch dann steuerfrei zahlt, wenn die nachgewiesenen Kosten geringer sind.


Beim Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung werden bei Inlandsübernachtungen generell nur die nachgewiesenen Kosten anerkannt. Pauschalen sind hier nicht vorgesehen. Das FG Rheinland-Pfalz hat bei einem Fahrer Aufwendungen für Toilettenbesuche, Duschen, Stromverbrauch etc. pauschal mit 5 EUR pro Übernachtung anerkannt (FG Rheinland-Pfalz, 24.03.2005 - 6 K 1664/04). Ab 2008 können auch bei Auslandsübernachtungen beim Werbungskostenabzug nur noch die tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden.

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber grundsätzlich nur gegen Nachweis steuerfrei erstatten, vgl. hierzu auch Stichwort Reisekosten.


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