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Steuerlexikon

Steuern von A bis Z

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Steuer-Lexikon

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Gem. § 147 AO sind nur solche Unterlagen und Belege aufzubewahren, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Für Unterlagen über Sachverhalte außerhalb dieses Bereiches (z.B. Werbungskosten bei Nichtgewinneinkünften, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen) besteht keine entsprechende gesetzliche Verpflichtung. Eine direkte Aufbewahrungspflicht von privaten Belegen besteht also nicht.

Auch aus § 90 AO lässt sich nur ableiten, dass der Steuerbürger zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet ist. Entspricht der Steuerbürger der im Steuererklärungsformular vorgesehenen Beleganforderung (§ 97 AO), ist er im Hinblick auf seine - erfüllte - Beweislast nicht verpflichtet, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das Finanzamt weiterhin bereit zu halten. Dies gilt auch, wenn die Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) ergeht und der Steuerbürger von einer ausreichenden Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht ausgehen konnte.

Die von den Steuerbürgern eingereichten Belege aus dem Privatbereich sollen nach den Anweisungen der Finanzverwaltung bereits bei der Veranlagung so eingehend geprüft und gewürdigt werden, dass später (z.B. bei der abschließenden Prüfung vor Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung) eine erneute Beleganforderung entbehrlich ist (OFD München, 09.02.2004 - S0240 - 4 St 312, DB 2004, 518).

In den Fällen, in denen bereits bei einer Vorbehaltsveranlagung eine Belegrückgabe angezeigt ist, jedoch nicht auszuschließen ist, dass in einem späteren Stadium des Verfahrens die Unterlagen benötigt werden (z.B. bei der abschließenden Überprüfung oder bei einer Betriebsprüfung), verfährt das Finanzamt wie folgt: Der Steuerbürger wird bei der Belegrückgabe darauf hingewiesen, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.

Belege, von denen das Finanzamt annimmt, dass sie später ausnahmsweise noch einmal benötigt werden könnten, werden entweder zurückbehalten oder - wenn der Bürger die Belege erkennbar zurückerwartet - in Ablichtung zu den Akten genommen. Bei der Zurückbehaltung von Originalbelegen ist der Bürger hiervon zu verständigen.

Werden die Daten der Steuererklärung der Finanzverwaltung durch das Programm ELSTER übermittelt, wird der Steuerbürger durch einen Hinweis (Anlage zur komprimierten Steuererklärung) darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft/Rechtskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.


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